Einführung neuer Unternehmenssoftware: Aus den Fehlern der anderen lernen

Schon wieder ist das Software-Modernisierungsprojekt eines bekannten Unternehmens gefloppt. Dieses Mal hat es den Mineralölspezialisten Liqui Moly getroffen. Das sollten IT-Chefs unbedingt berücksichtigen, damit ihnen nicht ein ähnliches Schicksal widerfährt.

Ca. 70 Prozent der IT-Projekte sind zum Scheitern verurteilt oder sprengen den Zeit- und Budget-Rahmen*. Während die meisten dieser Fälle der breiten Öffentlichkeit vorenthalten bleiben, sickern immer wieder Informationen über gefloppte Software-Modernisierungsprojekte großer Unternehmen durch: Lidl, die Bundesagentur für Arbeit. Otto, Haribo sind nur einige der Namen, die in letzter Zeit die Runde gemacht haben und sie sind nicht alleine. Nun ist ein weiteres namhaftes Opfer einer nicht durchdachten Modernisierungsstrategie bekannt geworden. 

Wie die Wirtschaftswoche kürzlich berichtete, hat die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware dem Mineralölspezialisten Liqui Moly rund ein Drittel seines Gewinns gekostet. Auffällig scheint, dass Standard-Lösungen wie SAP oder Microsoft Dynamics auch nicht den Anforderungen heutiger Unternehmen genügen und dann aufwändige und risikoreiche Anpassungen die Schlagzeilen mit dem Scheitern der Projekte füllen. In der Haut des IT-Verantwortlichen, dessen langwieriges Projekt mit Pauken und Trompeten durchgefallen ist, wollen Sie nicht stecken. Aber lassen sich Software-Modernisierungsprojekte überhaupt reibungslos und erfolgreich abwickeln?

Altanwendungen sind ein No-Go, aber…

Fakt scheint, dass Altanwendungen keine Zukunft haben. Software, die in den 90ern oder gar 80ern entwickelt wurde, kann keinesfalls mit den Anforderungen der Gegenwart mithalten. Viele Unternehmen wie Liqui Moly, Lidl & Co haben erkannt, dass:

• das Altsystem nicht flexibel genug für Neuerungen ist
• internationale Produktionsstätten mit jeweils eigener Software nicht verknüpft werden können
• nicht genug Personal für die in die Jahre gekommenen IT-Systeme zu finden ist
• die Dokumentation nicht vorhanden oder zu lückenhaft ist.

Eine Legacy-Anwendung abzulösen ist immer eine heikle Angelegenheit. Nicht von ungefähr kommt der Spruch “Never touch a running system”. Das Risiko, das nicht Beherrschen und somit auch die Angst vor Fehlern ist zu groß. Hat man aber eine Wahl? Denn aus der Sicht der Betreiber ist das alte “running system” gerade noch so lauffähig. Man fühlt sich außerstande, den Betriebszweck in vollem Umfang zu erfüllen, etwa wenn es zu einem oder mehreren der folgenden Fällen kommt:

• Einführung eines (weltweit) einheitlichen Warenwirtschaftssystems 
• Unternehmensfusionen
• Einbinden neuer Werke
• Standardisierung komplexer Abläufe 
• Anbinden fremder Systeme

Handeln muss man also auf alle Fälle, aber wie?

Modernisieren statt neu anschaffen

Neuentwicklungen sind nicht zwingend notwendig. Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich für die Modernisierung bestehenden Systeme und in der Tat lassen sich Legacy-Anwendungen durch gezielte Modernisierungsmaßnahmen an die aktuellen Anforderungen anpassen. Dadurch können die finanziellen und betrieblichen Risiken einer kompletten Neuimplementierung vermieden werden. Der Erhalt getätigter Investitionen aus der Vergangenheit ist nicht nur ein netter Nebeneffekt der Modernisierung, sondern auch ein nicht zu vernachlässigendes, stabiles Fundament für die Erneuerung – sofern die Anwendung beherrschbar und modular gehalten wurde. 

Doch wie kommt man zu einem beherrschbaren und modularen Fundament, von dem aus die Modernisierung gelingen kann? Im Vorfeld steht, fast wie bei einem operativen Eingriff, eine genaue Analyse der Altanwendung, um ihre Ausmaße oder vielleicht Wucherungen von Architektur und Abhängigkeiten verstehen zu können. Der Kern, die tragenden Geschäftsprozesse – oder um in der Analogie der Medizin zu bleiben – die lebensnotwendigen Organe decken mitunter noch mehr als 70% der notwendigen Arbeitsweise des Unternehmensbereiches ab. Diese wird man auch in Zukunft brauchen, nur etwas offener leichter und wiederverwendbarer. Diese Geschäftsprozesse, ähnlich wie befallene Organe, gilt es zu identifizieren, freizulegen und alles Unnötige drumherum zu verwerfen.

Als besonders zuverlässig (oder chirurgisch präzise) hat sich die toolgestützte Modernisierung erwiesen, bei der viele Arbeitsschritte automatisiert und mit einer hohen Genauigkeit von einem Tool durchgeführt werden. Darunter fällt die Anwendungsanalyse ebenso wie die Abschätzung von Kosten und Zeitaufwand für das gesamte Projekt. 

> Mehr zur toolgestützten Software-Modernisierung mit PITSS

Häufige Fehler vermeiden

Ob Modernisierung, Neuentwicklung oder Standardisierung – die neue Software soll auf alle Fälle eine Verbesserung für das Unternehmen darstellen. Eine Garantie dafür kann nur ein präziser und vollumfänglicher Soll-Ist-Vergleich, wie er mit den Tools von PITSS angeboten wird, liefern. Da man aus der Analyse heraus die anfallenden Projektkosten relativ genau bestimmen kann, wird die Investition für die Umstellung schnell klar. Böse Überraschungen und ein Scheitern in dreistelliger Millionenhöhe, wie sie in den letzten Jahren einige bekannte Unternehmen erleben mussten, bleiben somit außen vor.

Zudem sind sowohl im Vorfeld als auch im Laufe des Projektes weitere Punkte zu beachten, die eine wesentliche Rolle für dessen Erfolg spielen: 

• Anforderungen klar definieren und überprüfen: Was genau wird mit der neuen Software angestrebt? Die Antwort dieser Frage bestimmt die Architektur und Funktionalitäten, also das A und O der modernen Anwendung.
  
  
• Realitätsnah bleiben: Die Praxis zeigt, dass Unternehmen dazu neigen, es mit ihren Wunschfunktionalitäten zu übertreiben. Die gewählte Unternehmenssoftware kann somit nicht allen Anforderungen gerecht werden. Es ist zwar verständlich, dass man fast alles aus einer Erneuerung herausholen will, doch steigt der Grad der Komplexität weit schneller als in früheren IT-Jahren und damit schon mit Projektbeginn das Risiko des Scheiterns. Eine toolgestützte Vorabanalyse zeigt, was machbar ist und mit welchem Aufwand.

   

• Altanwendung optimal für die Modernisierung vorbereiten: Unabhängig ob Modernisierung, Neuentwicklung oder Standardisierung – eine Analyse der Legacy-Applikation ist immer zu empfehlen, um dabei ihre “Schätze” herauszupicken. Wurde der Weg der Modernisierung oder Migration ausgewählt, kann mithilfe der intelligenten Tools von PITSS nach einer ersten Analyse des „Big Picture“ eine Bereinigung des Altsystems durchgeführt werden, um sie leichter, verständlicher und zugleich wieder tragfähiger zu machen. Die ursprüngliche Business Logik zu extrahieren und sie in der neuen Software wieder abzubilden, gehört ebenfalls zum Funktionsumfang des Tools. Die Zeit, in der sich Software aus sich selbst entwickelt, wird kommen!

   

• Die Software-Umstellung ist kein Big Bang: Von einem Tag auf den anderen komplett auf eine neue Software zu wechseln, vereint die bekanntesten Risiken der Software-Welten. Das Scheitern solcher Projekte könnte auch als Geburtsstunde des „agilen“ Denkens verstanden werden. Große IT-Projekte lassen sich nur noch in mehreren Sprints ausrollen, um die Erwartungen von erfolgsorientierten Unternehmen zu erfüllen. Eine solche Umstellung sollte gründlich und präzise vorbereitet werden, eben wie eine Operation, wobei auch der personelle Faktor zu bedenken ist. Wer schneller und dazu noch erfolgreicher sein will, setzt auf die toolgestützte Migration, die solche Projekte wie auf Schienen gebettet um ein Vielfaches beschleunigt.

   

• Nicht zu lange warten: Zu guter Letzt gilt, dass sich Softwaremodernisierungsprojekte umso komplizierter gestalten, je länger man sie aufschiebt. Erfahrungen zeigen immer mehr, dass man sich bereits im Vorfeld bei der Technologieauswahl und der Vorbereitung verzettelt und damit den Grundstein des Scheiterns legt. Handeln Sie daher am besten jetzt! 

Vorsprung durch Automatismen 

Unsere 20-jährige Software-Modernisierungspraxis hat gezeigt, dass Legacy-Anwendungen sich hervorragend wieder zum neuen Leben erwecken lassen, sodass eine kostspielige und zeitintensive Neuentwicklung samt untragbarer Risiken nicht mehr nötig ist. Vor allem aber hat sich unser toolgestützter, teilautomatisierter Ansatz bewährt, der sowohl bei der Projektplanung und -vorbereitung als auch bei der Durchführung ausgezeichnete Hilfe leistet. Daher unser finaler Tipp an Sie: Ziehen Sie bei Ihrem nächsten IT-Modernisierungsprojekt den Einsatz eines Migrationstools unbedingt in Erwägung, bevor Sie in der langen Liste der Gescheiterten landen. Think big, start small!

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*Quelle: The Standish Group, Chaos Report, 2015