Wie Reporting 4.0 Ihr Business auf ein neues Level hebt

Es war einmal ein einsamer Drucker. Jeden Tag musste er Millionen von Informationen auf Papier bringen – manchmal blieb er auch nachts wach, um seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Und trotzdem mochte ihn keiner – langsam und teuer sei er. Seine Arbeit war mühsam und erschöpfend, sie machte ihn kaputt, doch er musste immer schnell wieder auf die Beine. Bis eines Tages himmlischer Beistand kam: Strahlend stand die Cloud da und bat dem alten, müden Drucker, ihm alle Sorgen abzunehmen. Er konnte es kaum fassen: Endlich waren seine endlosen Arbeitstage und schlaflosen Nächte vorbei! Das Reporting 4.0 war geboren.

Mit den Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, tritt auch das Reporting in eine neue Ära ein. Das Reporting der Zukunft soll Unternehmen dynamisch, präzise und gleichzeitig verständlich über komplexe und neue Sachverhalte informieren. Technisch sind wir längst so weit, dass Berichte über das Geschehen im Unternehmen nicht mehr nur zu festen Zeitpunkten erstellt werden und so lang und unübersichtlich sind, dass man sie am liebsten gleich ins Archiv wandern lässt. Moderne Berichtsprozesse stehen unter dem Zeichen der Agilität bzw. Beweglichkeit und erlauben es Entscheidern, zeitlich und inhaltlich angemessen auf Veränderungen zu reagieren. Dank ausgeklügelter Systeme werden aus riesigen Datenmengen klare und zuverlässige Wegweiser für eine proaktive und prognostizierende Unternehmenssteuerung.

Trends im modernen Reporting

Prozesse autark, zeit- und ortsunabhängig steuern zu können ist im Reporting 4.0 absolut selbstverständlich. In der digitalen Welt ist es nicht mehr vorstellbar, diverse Auswertungen, Abfragen und Statistiken erst bei der EDV-Abteilung in Auftrag geben zu müssen, um anschließend mehrere Tage oder sogar Wochen auf ihre Erstellung und Aufbereitung zu warten. Heutzutage gilt in der Reporting-Welt: Nichts ist älter als der Bericht von gestern. „Schuld“ daran sind vor allem folgende Erscheinungen des digitalen Zeitalters:

Agile Softwareentwicklung = agiles Reporting

Moderne Softwareentwicklung ist agil – dies führt unter anderem zum Bedarf nach ebenso agilen Reporting-Lösungen. Mit anderen Worten: Wer bei der Weiterentwicklung seiner Anwendungen auch die damit verknüpften Reporting-Prozesse berücksichtigt, kann das meiste aus seinem Datenbestand machen. Unter der Voraussetzung, dass eine einheitliche Datenarchitektur mit einer hohen Stammdatenqualität existiert. Doch keine Panik, wenn das bei Ihnen noch nicht der Fall ist – spezielle Tools machen aus jedem Datenchaos ein Informationsparadies.

Flexible Landschaften = heterogenes Reporting

Während früher mit der Ausgabe der aktuellen Zahlen auf einem Blatt Papier der Reporting-Prozess zu Ende war, ist das Business Reporting der Zukunft als nur ein Glied von einer langen Prozesskette im Unternehmen zu betrachten. Dennoch ist die Rolle des Berichtswesens für die Geschäftsabläufe nicht zu unterschätzen. Bedenkt man, dass ein typisches Unternehmen ganz viele und verschiedene Systeme nutzt und für seine Planung Informationen aus unterschiedlichen Quellen bzw. Medien benötigt, dann wird der Einsatz von leistungsstarken Reporting-Tools nahezu Pflicht. Im Hinblick auf die Verschiedenartigkeit der Landschaften, die ein Unternehmen für seine Datenbeschaffung nutzt, ist idealerweise auch das Reporting durch eine entsprechende Flexibilität gekennzeichnet. Nach dem Zusammenführen, Auswerten und Aufbereiten aller möglichen Daten werden sie in gängigen Formaten wie XML oder PDF ausgegeben, damit sie anschließend noch von anderen Unternehmenssystemen weiterverarbeitet werden können. Flexibel ist auch die Art und Weise, wie man auf moderne Reporting-Tools zugreift – so sind die Daten auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets jederzeit abrufbar.  

Big Data = intelligentes Reporting

Drei Stunden auf den Druck eines Berichtes warten? Heute undenkbar. Die riesigen Datenmengen, die von Reporting-Tools verarbeitet werden müssen, setzen eine ultra schnelle Performance der selbigen voraus. Selten muss man länger als 5-10 Sekunden warten, bis die Auswertung auf dem Bildschirm erscheint. Die alten Reporting-Tools sind jedoch nicht dafür gemacht, einen derartigen Informationszufluss zu unterstützen. Wer sich also auch sein Stück vom Big Data-Kuchen sichern will, sollte jetzt aktiv werden und seine Berichte auf das nächste Level bringen.

Zudem bietet es sich im Kontext von Big Data an, Daten aus ganz unterschiedlichen Quellen (z. B. Lieferanten, Schufa, Google Analytics) gleichzeitig einzubeziehen und aufgrund von Zusammenhängen sinnvoll aufzubereiten. Das müssen Sie natürlich nicht selbst machen, denn Künstliche Intelligenz hat es, zumindest zum Teil, auch bis ins Reporting geschafft. In diesem Zusammenhang wäre es kein Wunder, wenn Ihr Reporting-Tool in den nächsten Jahren eine Eigendynamik entwickelt, mithilfe der es selbständig nach relevanten Informationen für Sie sucht und Ihnen klare Handlungsempfehlungen gibt. Doch bevor wir in die verheißungsvollen Klänge der Zukunft eintauchen, gilt es erst einmal, Ihr Legacy-Reporting-Tool auf den aktuellen Stand der Softwareentwicklung zu bringen.

Cloud = Ad-hoc-Reporting

Auch im Bereich Reporting bieten Cloud-Services viel Potential für Kosteneinsparungen. Grafiken und Statistiken lassen sich problemlos in der Cloud ansehen und für weitere Zwecke verwenden. Aber auch große, rechenintensive Aufgaben wie Rechnungserstellung und Monatsabschluss sind ganz einfach in der Cloud zu verrichten. Damit werden CPUs frei, die man für die Erstellung zukunftsweisender Analysen nutzen kann. Insgesamt entlasten Cloud-Lösungen die Hardware und sind bei Ad-hoc-Abfragen die bessere Wahl. Denken Sie bei der Integration von Cloud-Services aber auch an einen Printing-Anbieter, denn Reports in der Cloud zu generieren, um sie anschließend auf Papier auszudrucken, widerspricht den Grundsätzen der digitalen Welt.

Printing as a Service = Alternative zum Reporting auf Papier

Ganz abgeschafft werden Drucker im Zuge der Weiterentwicklung des Reportings nicht – sie werden allerdings immer seltener in großen Unternehmen zu finden sein. Stattdessen wird das Ausdrucken und Verwalten von Dokumenten in tausendfacher Ausführung aus Kostengründen zu den sogenannten Printing-as-a-Service-Anbietern verlagert. Damit gehören Tonerwechsel, Papierstau, aber auch große Datenströme, die den eigenen Server belasten, der Vergangenheit an.

Printing-as-a-Service hat auch andere positive Ausprägungen. Nutzer mobiler Offices können zwar von unterwegs aus Ihre Arbeit verrichten, doch wenn etwas unbedingt auf Papier ausgedruckt werden muss, hilft die tragbare Technik nicht weiter. Zumindest nicht unmittelbar. Außer wenn Ihr Smartphone per App den nächstgelegenen Copyshop, der PaaS anbietet, ausfindig macht.

Einzig auf das Ausdrucken von Labels und Etiketten für Handel und Produktion kann man derzeit noch nicht verzichten. An dieser Stelle können wir übrigens nicht anders, als daran zu erinnern, dass auch hinter dem unscheinbaren Barcode ausgeklügelte Reporting-Systeme stehen.

Tipp: Auf die richtigen Reporting-Tools setzen

Die Zukunft des Berichtswesens wird im Wesentlichen durch die oben genannten Reporting-Trends bestimmt. Jedoch wird die Entscheidungsfähigkeit von Unternehmen schon heute von den Möglichkeiten der eingesetzten Reporting-Tools beeinflusst. Es hat sich bereits in der Praxis bewährt, dass Unternehmen, die Cloud-Lösungen, agile Softwareentwicklung etc. einsetzen, viel einfacher in der Lage sind, ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu analysieren und realistische Zukunftsziele zu definieren. Es zeigt sich immer mehr, dass die Grenze zwischen Reporting 4.0 und Business Intelligence knapp ist, was ungeahnte Chancen für jedes Unternehmen birgt.  

Beispiele für Tools, die den Spagat zwischen der reinen Dokumentenerstellung und den intelligenten Analysefähigkeiten bereits geschafft haben, sind Oracles BI Publisher und TIBCOs Jasper Reports. Jedes dieser Tools hat seine Vorzüge – und unter Umständen auch seine Nachteile. Wie der Name vermuten lässt, ist der BI Publisher besonders stark in Richtung intelligentes Business Reporting ausgerichtet. Self Service-Funktionalitäten, Cloud-Lösungen, Integration mehrerer Datenquellen und die Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten sind nur einige der attraktiven Features des Tools aus dem Hause Oracle. Jasper Reports ist dagegen nicht als eigenständige All-in-One-Lösung zu betrachten, sondern eher als ein kleiner Teil vom umfangreichen Lösungssortiment von TIBCO. Nichtsdestotrotz bietet Jasper Reports ebenfalls großartige BI-Möglichkeiten, die sich zusätzlich integrieren lassen. Auch erwähnenswert ist Microsofts Power BI-Tool, das eine Reporting-Lösung beinhaltet. Welches Tool das richtige für Ihr Unternehmen ist, kann ein Experte am besten einschätzen. Wir haben schon mal für Sie die populärsten Reporting-Tools unter die Lupe genommen. Sie können sich aber auch direkt unser kostenloses E-Book Jasper Reports vs. Oracle BI Publisher herunterladen.