IT-Prozessoptimierung als Strategie + praktische Anleitung

Die Optimierung von IT-Prozessen ist eine Praxis, die weit über Programmieren oder gar Hard- und Software hinausgeht. Sie ist ein strategisches Element für moderne Unternehmen, die zunehmend auf den Einsatz von Informationstechnologie in ihren Betrieben angewiesen sind, um Ergebnisse erzielen zu können.

Steigende Prozesskomplexität durch wachsende Digitalisierung

Unternehmen und Unternehmensprozesse werden immer digitaler und dadurch immer komplexer und können nur noch mit Hilfe von geeigneten Tools überblickt und beherrscht werden. Heute wird die IT-Prozessoptimierung bereits von Technologien wie Cloud Computing und Collaborative Software und in spezifischeren Bereichen von Big Data und Machine Learning gestützt.

Die Prozessoptimierung hat in diesem Zusammenhang aber einen weit umfassenderen Charakter als die lediglich technische Unterstützung von operativen Abläufen, wie etwa eine Entgegennahme von Anrufen.

Tatsächlich ist die Optimierung von Prozessen ein strategisches Mittel, um Prozesse künftig einfacher zu überblicken und sie in erster Linie verschlanken und erst nachrangig die Prozesse selbst beschleunigen oder gar automatisieren zu können.

Unternehmenskritische Prozesse und ihre Mehrwerte

Dafür ist von entscheidender Bedeutung, dass sich IT-Manager über die strategischen Ziele des Unternehmens bewusst sind. Ebenso wie es wichtig ist, dass sich das Unternehmen darüber bewusst ist, welche Lösungen es sind, die die Mehrwerte für interne und externe Kunden liefern, auf welchen Prozessen diese aufbauen und wie sie genutzt werden. Das gilt insbesondere, wenn es um unternehmenskritische Prozesse geht.

Um bei immer stärker wachsenden Anwendungen und Unternehmensprozessen dieses Verständnis zu erlangen, bedarf es vor allem zweier Dinge: Saubere und logische Prozesse und ein Hilfsmittel, um diese Prozesse transparent und verständlich zu machen, selbst wenn sie hochkomplex sind.

Kurzum: Wir können nur das optimieren, was wir verstehen!

Vorteile von optimierten Prozessen

Unternehmen stehen in ständigem Wettbewerb und sehen sich der Bedrohung durch disruptive Technologien und sich ändernde Normen ausgesetzt.

Die Optimierung der IT- und Geschäftsprozesse ist eine wichtige Voraussetzung, um die nötige Agilität zu behalten und dadurch auf sich ändernde Umwelteinflüsse in angemessener Geschwindigkeit reagieren zu können.

Oder umgedreht gefragt: Wie soll ein Unternehmen zügig, nötige Änderungen implementieren, wenn es beim Auftreten einer veränderten Situation erst einmal damit beginnen muss, zu versuchen, seine eigenen Geschäfts- und seine zugrunde liegenden IT-Prozessen zu verstehen?

Darüber hinaus hat die Optimierung von Prozessen viele Vorteile, wie…

• Optimierte Abläufe
• Konsistenz
• Reduzierte Risiken
• End-to-End Transparenz
• Gesicherte Qualität

Optimierte Geschäftsprozesse können das Zünglein an der Waage sein, wenn es darum geht, sich als Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Oder aber sie können das Mittel sein, dass das Überleben eines Unternehmens sichert, wenn es darauf angewiesen ist, sehr schnell auf eine geänderte Marktsituation zu reagieren.

Prozessoptimierung umsetzen

Im Wesentlichen geht die Optimierung von Prozessen immer nach den folgenden vier Schritten von statten:

Schritt 1: Prozess identifizieren
Wählen Sie einen Prozess, von dem Sie der Meinung sind, dass er optimiert werden muss und legen Sie Ihre Erwartungshaltung und den gewünschten Outcome fest.

Schritt 2: Prozess analysieren
Überprüfen Sie, ob die gewünschten Ziele erreicht werden und ob es Ungereimtheiten gibt. Müssen Sie die Analyse manuell durchführen, kann der zeitliche Aufwand im schlimmsten Fall enorm sein.

Schritt 3: Bereinigen und implementieren
Wenn der Prozess verstanden wurde, kann unnötiger Balast entfernt und – sofern gewünscht – neue Prozesskomponenten implementiert werden. Bei IT-Prozessen ist hier darauf zu achten, alle Abhängigkeiten im Blick zu haben, um keinen negativen Effekt in anderen Prozessen hervorzurufen.

Schritt 4: Überwachen und optimieren
Ohne Tool-Unterstützung ist die Prozessoptimierung ein Trial-and-Error-Prozess. Überwachen Sie entsprechend die Prozessleistung und optimieren Sie so lange, bis sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Toolgestützte Prozessoptimierung

Im Vergleich zu einer manuellen Überprüfung und Optimierung von Prozessen, bietet ein toolgestützter Ansatz wesentliche Vorteile:

• Prozesse können automatisch analysiert werden
• Die tatsächliche Nutzung aller Prozesse wird vollkommen transparent
• Der Arbeitsaufwand wird drastisch reduziert
• Zusammenhänge werden verstanden und Fehler so vermieden
• Die Optimierung gelingt auf den Punkt – kein Trial and Error mehr

Wir arbeiten laufend in unseren Kundenprojekten mit unseren selbstentwickelten Tools auf diese Art und Weise und sind so in der Lage die Qualität und Effizienz von IT-Prozessen deutlich zu erhöhen. Dabei bleiben wir stets im zeitlichen und budgetmäßigen Rahmen.

Wenn Sie Ihre eigenen Prozesse optimieren möchten, unterstützen wir Sie dabei gerne.