„Process Mining als Service wird immer wichtiger“ – Tobias Rother im Interview

Tobias Rother, Geschäftsführer und Gründer der Process Analytics Factory GmbH

Prozessanalysen waren für Unternehmen schon immer wichtig – jetzt geht es im Kontext von Big Data einen Schritt weiter mit Process Mining. Mit dieser Technologie lassen sich Prozesse tiefer durchdringen, analysieren und letztendlich optimieren. Doch wie funktioniert eigentlich Process Mining und wer profitiert besonders davon? Um diese und weitere Fragen zu beantworten, haben wir einen der Pioniere im Bereich Smart Process Analytics und Advanced Process Mining, Herrn Tobias Rother von der Process Analytics Factory (PAF) befragt.

PITSS: Herr Rother, mithilfe von Process Mining kann man wertvolle Erkenntnisse über seine Prozesse gewinnen. Welche Anwendungsfälle wären beispielsweise mit Process Mining zu bewältigen? Und welche Mehrwerte werden Ihrer Erfahrung nach daraus generiert?

Tobias Rother: Process Mining ist vielfältig einsetzbar. Viele unserer Kunden setzen Process Mining beispielsweise im Rahmen von Standardisierungs- und Harmonisierungsprojekten ein. Andere nutzen Process Mining für die intelligente Konfiguration von RPA (Robotic Process Automation), die Digitalisierung des BPM Life-Cycles oder das Monitoring von Produktionsplanungsprozessen. Unternehmen können so Geschäftsprozesse schneller besser machen. Neben finanziellen Aspekten, wie einem schnellen Return on Invest und der Beschleunigung von Digitalisierungsinitiativen, berichten unsere Kunden auch oft von einem gesteigerten Prozessbewusstsein im Unternehmen.

PITSS: Für welche Unternehmen empfiehlt sich Process Mining?

Tobias Rother: Process Mining eignet sich für alle Unternehmen, die IT-gestützte Geschäftsprozesse optimieren und noch stärker automatisieren möchten. Process Mining findet Einsatz bei Unternehmen aller Branchen, insbesondere im Rahmen von Digitalisierungs-, Transformations- und Migrationsprojekten.

PITSS: Welche Abteilungen und Personen im Unternehmen sind von Process Mining betroffen und wie sieht die Prozessanalyse in der Praxis aus?

Tobias Rother: Das kommt immer ganz darauf an, wo im Unternehmen die Technologie verankert wird. Wird Process Mining unternehmensweit ausgerollt, verankert man die Lösung oft in der BI-Abteilung, im Prozessmanagement oder der internen „Reporting Factory“. Oft sprechen wir aber auch direkt mit den Fachabteilungen, die am spezifischen Prozess beteiligt sind. Beim Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash-Prozess werden wir beispielsweise häufig direkt vom CFO Office für die Cash-to-Cash-Optimierung beauftragt. Grundsätzlich sind in Projekten immer zwei Personen auf der Anwenderseite wichtig. Eine Person, welche Erfahrung in der explorativen Datenanalyse, sowie Zugang zu den Daten hat und eine Person, welche den End-to-End Prozess kennt, die Diagnose stellt und Handlungsempfehlungen aus den gewonnenen Erkenntnissen ableiten kann.

PITSS: Unter welchen Rahmenbedingungen sollten Process Mining Projekte durchgeführt werden, damit sie Erfolg haben?

Tobias Rother: Es empfiehlt sich, mit einem Proof-of-Concept zu starten, um erste eigene Erfahrungen mit dem Einsatz der toolbasierten Methode im Unternehmen zu sammeln. In dieser Phase ist es vor allem wichtig, einen Partner mit Projekterfahrung an seiner Seite zu haben, der ein Unternehmen in der Testphase begleiten und zum Erfolg führen kann. Die Frage nach der richtigen Technologie spielt eigentlich erst eine Rolle, wenn Unternehmen planen, die toolbasierte Methode im Unternehmen mittels der Anschaffung eines Process Mining Tools zu verankern. Mittlerweile werden eine Vielzahl von Process Mining Tools mit ganz unterschiedlichem Leistungsumfang und einem starken Preisgefälle im Markt angeboten. Anwenderunternehmen sollten daher eine Ausschreibung eines Tools anhand der eigenen Anforderungen in Erwägung ziehen. Ein Produktvergleich lohnt sich in der aktuellen Marktsituation in jedem Fall.

PITSS: Welche Trends bestimmen derzeit die Process Mining-Landschaft?

Tobias Rother: Die Automatisierung der Prozessanalyse gehört noch immer zu den wichtigsten Trends, um das Aufwand-Nutzen-Verhältnis im Einsatz von Process Mining-Verfahren zu optimieren. Im Weiteren sehen wir einen starken Trend in Richtung einer intelligenten Prozesssteuerung, welche allerdings die Integration von Process Mining Komponenten in die beim Kunden vorhandene Infrastruktur voraussetzt. Es ist auch davon auszugehen, dass Process Mining als Service immer wichtiger wird, weil es die Adaption der Methode für Anwender signifikant vereinfacht. Rein technisch betrachtet wird sich der Trend der Fusion von Business Intelligence, künstlicher Intelligenz und Process Intelligence (Process Mining) fortsetzen. Besonders die Verknüpfung von Machine Learning und/oder Deep Learning mit Process Mining-Verfahren wird zunehmend an Bedeutung gewinnen.

PITSS: Datengetriebene Prozessanalysen erfordern interdisziplinäres Wissen. Welche Tipps würden Sie einem Prozessmanager geben, der sich in die Thematik einarbeiten möchte?

Tobias Rother: Unser Tipp ist: Führen Sie gemeinsam mit einem erfahrenen Unternehmen ein erstes Projekt durch, ohne direkt ein Tool zu kaufen. Durch diese Vorgehensweise werden Sie schnell erkennen, ob sich der Einsatz eines Tools für Ihr Unternehmen rechnet und an welcher Stelle es für Sie als Prozessmanager evtl. Fortbildungsbedarf gibt.

Vielen Dank für das Gespräch!