Umfrage Reports-Migration: Diese 3 Herausforderungen machen IT-Chefs die meisten Sorgen

Der BI Publisher gilt aufgrund seiner Funktionalitäten und Möglichkeiten als einer der beliebtesten Kandidaten zur Ablösung von Oracle Reports. Hinzu kommt die kürzlich veröffentlichte Anpassung des Lizenzmodells, so dass nun alle Reports-Kunden mit gültigem Wartungsvertrag den BI Publisher künftig ohne zusätzliche Lizenzkosten nutzen dürfen. Damit ist auch die letzte Hürde gefallen und der BI Publisher gilt als ausgezeichnete Plattform für das Reporting von morgen. Da die Migration hin zu einer neuen Technologie unter Umständen Schwierigkeiten beinhalten kann, haben wir in einer Umfrage die Teilnehmer unseres Webinars „Migration nach BI Publisher“ gebeten, ihre größten Herausforderungen zu benennen.

Herausforderungen bei der Reports-Migration

Auch wenn es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede gibt, scheinen sich die meisten Reports-Nutzer einig zu sein, was ihre größten Befürchtungen und Ängste in Bezug auf die Reports-Migration angeht. Wie unsere Umfrage zeigt, stehen Reports-Anwender vor allem vor drei großen Herausforderungen, die wir im Folgenden erläutern. Genau lesen lohnt, denn zwischen den Zeilen findet sich der eine oder andere Tipp oder Lösungsvorschlag.

Komplexität der Reports

Oracle Reports ist in der Regel in den Kundeninstallationen über Jahre hinweg gewachsen und die Entwickler der ersten Stunde häufig nicht mehr verfügbar. Darüber hinaus sind Installationen von mehreren 100 Reports pro Anwendung keine Seltenheit. Analysen haben ergeben, dass im Schnitt 4-5 Queries hinter jedem Report stecken, so dass bei einer Migration schnell an die 1000 Datenzugriffe für eine Migration berücksichtigt werden müssen. Nicht umsonst haben ⅔ der Befragten angegeben, in der nicht zu greifenden Komplexität die größte Herausforderung zu sehen und somit angedeutet, dass Sie vor einem großen, unübersichtlichen Berg von Aufgaben stehen.

Wer Reports näher betrachtet, wird schnell feststellen, dass neben den Standard PL/SQL-Mitteln auch die eigenen Reports-Package SRW durchgängig in den verschiedensten Triggern genutzt wurden. Für jede Verwendung stellt sich in einer Migration die Frage, welches Pendant die neue Technologie zur Verfügung stellt, um die gleiche Funktionalität abzusichern.

Schlussendlich sind die Konzepte von Reports und BI Publisher in der Datenbeschaffung und dem Layout durchaus konträr. Gab es bei Reports die Möglichkeit noch bei dem Seitenaufbau im Druckprozess Daten aus der Datenbank zu selektieren oder gar zu ändern, ist der BI Publisher im Wesen auf eine strikte Trennung der Daten und des Layouts angewiesen. Dieser Komplexität kann nur Herr werden, wer sich systematisch und mit Werkzeugen an diese Aufgabenstellung setzt.

Technologiewahl

Die meisten Kunden von Oracle Reports würden vermutlich äußern, dass sie sich mit dem Tool arrangiert haben. Die Entwicklungsumgebung stellt besondere Herausforderungen, allerdings hat im Laufe der Jahre jeder die Stärken und Schwächen des Werkzeuges für sich entdeckt. Der Invest, der in die Anwendung gebracht wurde, kann sich schnell in Regionen von vielen Mannjahren befinden. Daher ist besondere Sensibilität und Sorgfalt bei der Entscheidung bezüglich der zukünftigen Technologie angebracht. Mehr als die Hälfte der Befragten sehen hier noch Unterstützungsbedarf und unbeantwortete Fragen.

In vielen Fällen stellten auch die finanziellen Komponenten einen großen Anteil an der  Entscheidung der neuen Technologie. Das hat sich mit der Veröffentlichung des letzten Lizenzguides für den BI Publisher erfreulicherweise geändert, so dass nun auf Basis der rein technischen Fähigkeiten eine Entscheidung getroffen werden kann. Hierfür haben wir das kostenlose White Paper „JasperReports vs. BI Publisher“ erstellt, in dem die beiden Reporting-Alternativen gegenübergestellt werden.  

Die Projekterfahrungen zeigen, dass unterschiedliche Faktoren wichtig sind bei der Auswahl einer passenden Technologie. Zunächst muss natürlich sichergestellt werden, dass alle notwendigen Prozesse und Reporting-Anforderungen auch umgesetzt werden können.  Darüber hinaus sollte die Chance genutzt werden, mit der Ausrichtung auf eine neue Technologie auch den geänderten Anforderungen wie z. B.: Self Service, Mobilität, Prozessautomatisierung und ansprechender User Experience gerecht zu werden. Nicht zuletzt spielen aber auch Architektur, Lernkurve, Support und Performance eine wichtige Rolle. Durch die Integration in die Entwicklungsumgebung bietet gerade der BI Publisher eine gute Möglichkeit für Forms- und Reports-Kunden smart mit einem Proof-of-Concept oder Piloten zu starten und so die Auswahlkriterien besser beurteilen zu können.

Fehlendes Know-how

Ein Wechsel der Technologie hat nicht nur Auswirkungen auf die Berichte und die Infrastruktur. Auch die Entwickler, Designer und Kunden (gerade wenn es um die Einführung von Self-Service-Systemen geht) müssen den Sprung von einer Technologie in die andere bewerkstelligen.

Fehlendes Know-how, immerhin von 43% der Befragten als größte Herausforderung bei einer Migration angegeben, muss von zwei Seiten betrachtet werden. Zum einen gilt es offensichtlich neben den Paradigmen, auch das Wissen in den Köpfen der Reports-Entwickler von einem über Jahre gefestigten Lösungsraum in die neue Welt des Oracle BI Publishers zu bringen. Und dort bewegen sich die Aufgaben nicht mehr länger ausschließlich in PL/SQL. Technologien wie z. B. XML, XSL-FO und XLIFF gewinnen an Bedeutung, genauso wie Microsoft Word als Design-Werkzeug für das Layout.

Auf der anderen Seite darf aber auch nicht vernachlässigt werden, dass Mitarbeiter, die neu in ein Migrationsprojekt einsteigen, meist nicht mit der Art und Weise vertraut sind, wie Oracle Reports Aufgabenstellungen lösen ließ. Diese Kenntnisse sind jedoch wichtig für die Ermöglichung bisheriger Reports-Funktionen in der neuen Umgebung. So gewinnen gemischte Teams an Bedeutung und Lernkurven und die Methodik sind an Oracle Reports’ Besonderheiten anzupassen.

Weitere Herausforderungen

Viele Firmen scheinen die Abkündigung von Oracle Reports noch nicht wirklich als Grund für notwendige Maßnahmen erkannt zu haben (22%). Vermutlich hat die wiederholte Totsagung von Oracle Forms auch die Reports-Kunden zur Einschätzung eines rettenden, nächsten Releases gebracht, doch diesmal sind die Signale und Statements des Herstellers eindeutig. Forms bietet eine perfekte Integration des Oracle BI Publishers und gibt auch den treuen Forms-Kunden die Sicherheit in diesem Technologiewechsel.

Die Entscheider zu überzeugen (immerhin noch für jeden fünften die größte Hürde) kann gelingen, wenn neben der Investitionssicherheit durch den verfügbaren Support auch ein Return on Investment durch die neuen Funktionsmöglichkeiten des BI Publisher gelegt wird. Hier sind vor allem geringere Wartungskosten, höhere Performance und bessere User Experience schlagkräftige Argumente.

Für das Argument der User Experience ist allerdings notwendig auch einen Blick auf die Anforderungen der Anwender zu lenken (7% der Nennungen). In den Migrationsprojekten zum BI Publisher glänzen hier in erster Linie der Self-Service über den intuitiven Web-Designer sowie die Möglichkeit, über Microsoft Office Produkte, das Layout an die Fachabteilung delegieren zu können.

Ist die Notwendigkeit einmal erkannt und als Chance verstanden, ist bei der Vielzahl der Reports (18% der Nennungen) natürlich noch das Budget eine große Herausforderung. (ebenfalls 18%). Nach dem Wegfall der Lizenzkosten aus dieser Budgetbetrachtung, bleibt immer noch der teilweise manuelle Aufwand, der Ressourcen bindet. Wie viele genau und in welcher sinnvollen Art und Weise, fragen sich immerhin 12% der Befragten, die in der Planung eines solchen umfangreichen Migrationsprojektes eine große Herausforderung sehen.

Fazit

Eine Migration von Oracle Reports zum BI Publisher ist aus vielfacher Betrachtungsweise keine triviale Aufgabe. Um sie erfolgreich und im gesteckten Rahmen durchführen zu können, ist die erste Empfehlung, die Komplexität in den Griff zu bekommen. Eine Systematik in der Analyse und der Vergleich der Lösungsalternativen erlauben somit neben einer guten Planung, auch die notwendigen Ausbildungs- und Projektschritte festzuschreiben. 

Eine besonders effiziente Lösung der meisten Herausforderungen, die vor, während oder nach der Reports-Migration auftreten können, bietet unser neu entwickeltes Migrationstool REPORTS REPLACER KIT. Durch ausgeklügelte Migrationsautomatismen werden Umfang und Komplexität der Reports zu keiner großen Hindernis mehr. Das leicht zu bedienende Tool liefert (selbstverständlich mit Unterstützung durch PITSS) das nötige Know-how und reduziert den gesamten Migrationsaufwand um bis zu 67 % – was auch wesentliche Kosteneinsparungen mit sich bringt. Zu guter Letzt bietet das REPORTS REPLACER KIT die Möglichkeit, die gewünschte Zieltechnologie vorab in der Praxis zu testen – so lassen sich Fehlentscheidungen ganz einfach verhindern.